Создаём базу данных организационно-распределительных документов в Pilot-ECM

В организациях каждый день сталкиваются с огромным количеством документов: договоры, акты, счета, технические задания, информационные письма, конечно часть документов может формировать бухгалтерская система, но договоры, акты, технические задания и письма по прежнему формируются вручную. Чтобы автоматизировать процесс формирования организационно-распределительных документов, можно, специально для вашего предприятия, сформировать базу данных шаблонов типовых документов. Для этого воспользуемся системой Pilot-ECM, которая позволяет автоматизировать процесс заполнения документов.

Предварительные настройки системы Pilot-ECM

Более подробно о системе:

Системы Pilot-ECM и Pilot-ICE используют один и тот же сервер, если необходимо — можно создать единую базу данных всех документов предприятия.

Pilot-ECM автоматически публикует исходные файлы документа в нередактируемом формате XPS, который можно подписать электронно цифровой подписью.

Pilot-Server может работать как в локальной сети предприятия, так и через интернет, клиентские приложения Pilot-ECM и Pilot-ICE поддерживают оффлайн режим работы, аналогично таким сервисам как Dropbox, Яндекс.Диск и OneDrive.

Для организации работы предприятия в системе Pilot-ECM, необходимо подготовить инфраструктуру:

установить на сервер Pilot-Server
установить Pilot-myAdmin на рабочее место администраторам
установить Pilot-ECM на рабочие места пользователям и администраторам

Выполнить настройки системы на рабочем месте администратора. Для того, чтобы можно было автоматически заполнять организационно-распределительные документы, необходимо сформировать базу данных шаблонов, о том, как создать шаблон документа будет написано ниже.

Настройка шаблона документов в Microsoft Word

Необходимо создать файл и определить его свойства, которые будет заполняться в Pilot-ECM.

Вызываем окно дополнительных свойств.

Определяем и добавляем дополнительные свойства.

Затем добавляем в документ дополнительные поля.

Главное меню — Вставка — Текст — Экспресс-блоки

Добавление поля

Выбираем свойства документа, заданные пользователем. Необходимо выбрать поле DocProperty и выбрать необходимое свойство поля.
Добавляем нужное количество полей и сохраняем документ для добавления его в качестве шаблона.
Настройка шаблона документов в LibreOffice
Главное меню — Файл — Свойства

Выбираем место в документе, куда нужно вставить поле.
Затем нажимаем Ctrl+F2 или Главное меню — Вставка — Поле — Ещё поля …

Закладка “Сведения о документе” Тип — Особо

Настройка конфигурации

Необходимо добавить шаблон документа в Pilot-ECM (потребуются права администратора БД). Заходим в Сервис-Настройки-Управление шаблонами документов.
Добавляем новый шаблон и выбираем его тип.

Затем добавляем исходный файл.

Настройка соответствия типа документа и полей карточки шаблону документа выполняется в меню Сервис — Настройки — Управление общими настройками.
Необходимо выбрать или добавить конфигурацию ECM-документы — Автозаполнение полей файлов.
Необходимо выбрать организационную единицу (можно указать всю организацию или какой-то из её отделов).
Затем заполнить Описание конфигурации с помощью формата XML.
Пример конфигурации:

<AutoFillSettings>
    <Type Name="out_contract">
        <Fields Extensions="doc, docx">
            <Field PilotAttr="description" FileField="description" />
            <Field PilotAttr="total_value" FileField="total_value" />
        </Fields>
    </Type>
</AutoFillSettings>

Необходимо определить тип документа Pilot-ECM, расширение файлов и сопоставить поля из карточки Pilot-ECM со свойствами шаблона.
Название типа и атрибутов можно посмотреть в Pilot-myAdmin.

Демонстрация работы

Кейс 1. Создание нового документа

При создании нового документа, свойства обновятся автоматически и шаблон будет заполнен.

Кейс 2. Редактирование карточки документа
Если вы поменяете что-нибудь в карточке документов, то вам необходимо выполнить команду:”Обновить поля файлов”, в результате документ будет обновлён и поля изменены.

Заключение

В результате простых действий, без программирования, можно создать и использовать базу данных шаблонов документов. В результате мы экономим время на поиске информации и очень быстро создаём или изменяем документы, для этого нужно только заполнить или изменить карточку документа и нажать одну кнопку “Обновить поля файлов”.

Демонстрация обновления полей в документе